کنترل مستندات چیست؟

سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل مستندات چیست؟ بخاطر الگو برداری جهت کنترل مستندات شرکتشان است. کنترل مستندات Documentation Control مهمترین بخش استاندارد ISO 9001 یا سیستم مدیریت کیفیت است. سازمانها بایستی اطمینان حاصل کنند که بر اسناد خود هنگام ایجاد و هنگام بروز رسانی آنها کنترل دارند. در عین حال از قابلیت دسترسی و ردیابی آنها اطمینان حاصل کنند.

کنترل مستندات یک اصل کلیدی و مهم جهت اطمینان از کیفیت محصولات نهایی شما است. اجرای سیستم مدیریت کیفیت یا ایزو ۹۰۰۱ مستلزم آن است که فرایندهای کنترل، دسترسی و تغییر مستندات بدرستی ایجاد گردد، به طوری که بتواند از یکپارچگی تمامی اطلاعات ضروری و لازم جهت انجام فعالیتهای سازمان محافظت نمایند.

کار کنترل مستندات ممکن است آسان بنظر بیاید. اما نیاز دارد شما اطلاعات کافی در خصوص فرایندهای ایجاد و بروزرسانی مستندات، اطلاعات کسب کنید. باید با نظارت و دقت کافی اینکار را انجام دهید. ما در این مطلب قصد داریم بطور کامل مراحل کنترل اسناد را برای مخاطبان تشریح نماییم.

 کنترل مستندات یا Document Control تمام مراحل چرخه عمر یک سند تحت کنترل از جمله ایجاد، اصلاح، چرخه بررسی، صدور، توزیع بین کارکنان و دسترسی را مدیریت و بر آن نظارت می کند. این عمل تضمین می کند که یک سازمان دسترسی آسان به اطلاعات جاری، دقیق و قابل اعتماد دارد.

کنترل مستندات عمل مدیریت و ردیابی اسناد دیجیتالی و فیزیکی است. سیستمی از فرایندها و پروتکل ها برای کنترل ایجاد، نگهداری، ذخیره، توزیع و کنترل اسناد در یک سازمان مورد نیاز است.

مبحث کنترل مستندات بخش بسیار مهمی از مستندسازی استاندارد ISO 9001 :2008 است. سوال اغلب کاربران در خصوص کنترل سوابق کیفی چیست؟ همان اجرای صحیح روش اجرایی کنترل سوابق کیفی (Records Control Procedure)  است که موجب تحقق یک سیستم مدیریت کارآمد و بهینه ( Quality Management System ) در سازمانها میگردد. کنترل سوابق کیفی از ارکان مهم و الزامی سیستم مدیریت کیفیت در تمامی سازمانها برای اجرای کنترل مستندات هست.

اهداف کنترل مستندات

تعریف اهداف کنترل مستندات در سیستم مدیریت کیفیت استاندارد ایزو ۹۰۰۱ با دو هدف کلی انجام می پذیرد:

اول کنترل منظم مستندات می توانیم به اطلاعات موردنیاز بطور مناسب و آنی دسترسی پیدا کنیم.

دوم کنترل مستندات سبب حفظ یکپارچگی و محرمانگی اطلاعات می گردد.

اگر سازمانها می خواهند مطابق با الزامات ISO عمل نمایند و گواهینامه ایزو 9001 اخذ کنند، باید شواهدی دال بر اجرای موثر سیستم مدیریت کیفیت (QMS) ارائه دهند. این شواهد عینی نشانگر اثربخشی فرآیندها و اجرای صحیح سیستم مدیریت کیفیت است. بنابراین شرکتها اقدام به کنترل مستندات می کنند تا شواهد عینی که قابل مشاهده، اندازه گیری و آزمایش هستند ارائه دهند.

الزامات کنترل مستندات در ایزو ۹۰۰۱

بطور کلی الزامات کنترل مستندات در ایزو 9001 با اجرای صحیح کنترل مستندات DOCUMENTATION CONTROL تمامی اسناد و مدارک سازمانی ویژگی های زیر را بدست می آورند:

ارتباط اطلاعات: مستندات میتوانند اطلاعات را در ارتباط با سیستم ها و فرآیندهای مختلف سازمان و مراحل مورد نیاز برای انجام آنها به اشتراک بگذارند.

شواهد انطباق: ایزو 9001 مستلزم آن است که سازمانها اسنادی در قالب سوابق داشته باشند که تأیید کند آنها در واقع الزامات ISO 9001 را بطور کامل عملی می نمایند.

انتقال اطلاعات بطور همیشگی: اسناد یک سازمان طوری طرح می گردند که کارکنان در سراسر شرکت و حتی در صورت جابجایی سمت قادر به درک آن باشند.

حفظ تجارب سازمان: اسناد باید بعنوان نوعی از تاریخچه تجارب سازمان مورد کاربرد قرار گیرند. برای مثال، یک شکل از مستندات ممکن است مشخصات فنی نسخه اولیه یک محصول باشد. این اطلاعات می تواند بعداً برای بهبود یا بروز رسانی محصول مورد استفاده قرار گیرد.

انواع مستندات

بطور کلی انواع مستندات سازمانی طیف گسترده ای دارند. مدارکی مانند چارت سازمانی (ORGANIZATION CHART)، نقشه فرایند (PROCESS MAP)، روشهای اجرایی، دستورالعملها و فرمهای سازمانی جزو مستندات ISO 9001 هستند.

چارت سازمانی یک مستند مهم در ایزو ۹۰۰۱ است. با کمک چارت سازمانی تمامی مقامات سازمانی و عناوین شغلی قابل نمایش است و ترتیب آنها کاملاً نمایان است. در تدوین نمودار سازمانی بهتر است طرحهایی بکار گیرید که قابلیت اضافه کردن بخشهای جدید و گسترش امکان پذیر باشد. زیرا با بزرگتر شدن سازمان بخش های جدیدی هم پدید می آیند و نیازمند تغییر در چارت سازمانی است.

نظامنامه کیفیت جزو مستندات الزامی است. نشان می دهد شرکت در راستای پیاده سازی و اجرای سیستم  مدیریت کیفیت کدام اقدامات را انجام می دهد. نظامنامه در سیستم های مدیریتی مختلف، متفاوت است. مثلاً سازمان دارای سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ بایستی نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت طراحی نماید. نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ در وب سایت سیستم کاران بصورت رایگان در قالب فایل word قابل دانلود است.

همه کارشناسان معتقدند که نظامنامه IMS اهمیت فراوانی دارد و گواه اجرا و پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه IMS دریک سازمان است. در اصل در نظامنامه IMS بیان میشود که سازمان برای پیاده سازی و اجرای هر یک از بندهای استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ ، ایزو۱۴۰۰۱ و ایزو ۴۵۰۰۱ چه اقداماتی را انجام می دهد. تهیه و تدوین و نگارش نظام نامه IMS در پایان کار پیاده سازی نمونه نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS انجام میگردد. چون تا روشن نشدن وضعیت کامل مستندات نمی توان نظامنامه را بست.

نقشه فرایند بایستی حتماً تدوین گردد. نقشه فرایند PROCESS MAP باعث می گردد جریان کار و فرایندهای سازمانی بصورت تصویری و قابل فهم مشخص گردد. بهتر است نقشه فرآیند توسط نرم افزارهای بروز و با ظاهری متناسب طراحی گردد. برای دانلود نمونه نقشه فرایند PROCESS MAP بر روی لینک کلیک نمایید.

ابزار کنترل مستندات

در واقع ابزار کنترل مستندات سازمانی توسط ابزارهای مختلفی کنترل و ثبت میگردند. واژه مستندات ممکن است یادآور اسناد و مدارک کاغذی باشد. اما باید بدانیم همگام با پیشرفت تکنولوژی، اکنون ابزارهای متنوعی برای گردآوری مستندات بکار میروند و میتوانند شامل ابزارهای زیر باشند:

اسناد کاغذی

مستندات الکترونیکی

هارد دیسک کامپیوتر

تصاویر و ویدیوها

نمونه اصلی مستندات

انواع مستندات ایزو ۹۰۰۱

عوامل موثر بر فرایند کنترل مستندات

در استاندارد ایزو 9001 عوامل موثر بر فرایند کنترل مستندات به این اشاره می نماید که میزان کلی مستندات مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت QMS میتواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد. یعنی ممکن است عوامل زیر بر میزان مستندات سازمانی اثرگذار باشند:

اندازه و حجم سازمان

روشهای فرایندهای سازمانی

تنوع محصولات و خدمات

پیچیدگی تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی

الزامات کنترل مستندات در ISO 9001

جهت اجرای صحیح الزامات کنترل مستندات در ISO 9001 فرایند کنترل مستندات 6 الزام کلی در استاندارد ISO 9001 وجود دارد:

تایید مستندات

ابتدا بایستی تایید مستندات توسط سازمان مورد بررسی قرار گیرند. این مستندات بخش جدایی ناپذیر فرایندهای سازمانی خواهند بود. بنابراین بایستی با دقت بررسی گردند. در صورت وجود مشکلات مورد بازنگری و اصلاح قرار گیرند تا در نهایت مورد تایید سازمان واقع گردند.

خیلی از کارشناسان و مشاوران فعال در حوزه ISO به دنبال مدارک ISO که شامل کلیه الزاماتی اجرایی که هر شرکتی مورد نیاز است، هستند. همچنین شما عزیزان میتوانید جهت دانلود رایگان مستندات ایزو مدارک ISO اینجا کلیک نمایید. همه مستندات ISO در قالب WORD هستند. یعنی شما می توانید بعد از دانلود مدارک ISO آنها را برای سازمان خود بومی سازی نمایید.

بروز رسانی مستندات و تایید مجدد اسناد بروز

گام بروز رسانی مستندات و تایید مجدد اسناد بروز بسیار حیاتی و مهم است. مستندات بایستی حتما بطور منظم بررسی گردند. در صورت بروز تغییراتی در شیوه انجام فرایندهای سازمانی مستندات نیز بروز گردند و دوباره مورد تایید قرار گیرند.

شناسایی تغییرات

اگر تنها نسخه نهایی شناسایی تغییرات حفظ گردد فرایند ایجاد تغییرات در مستندات از بین میرود و قابل دسترسی نیست. بنابراین استاندارد ISO 9001 با صراحت تاکید میکند حتما تمامی تغییراتی که در اسناد و مدارک صورت میگیرد، قابل شناسایی است.

جهت این امر میتوان از فونتها یا رنگهای مختلف در سند استفاده نمود یا سیستمهای شماره گذاری یا تاریخ گذاری مشخصی برای تمامی پیش نویسهای مستندات در نظر گرفت تا مستندات براحتی قابل شناسایی باشند.

قابلیت دسترسی آسان به مستندات

هدف اصلی از کنترل مستندات قابلیت دسترسی آسان به مستندات و انتقال آنها با روش مطمئن به افراد مرتبط است. بنابراین بایستی تمهیداتی برای دسترسی آسان و واضح مستندات بیاندیشید. همچنین تمامی تغییرات و ویرایشها را به افراد ذیربط اطلاع دهید.

جلوگیری از بکارگیری دوباره مستندات منسوخ

برای جلوگیری از بکارگیری دوباره مستندات منسوخ، این امر باعث ایجاد عدم انطباق در اجرای سیستم مدیریت کیفیت می گردد. بایستی یک سیستم کارامد جهت جمع آوری کامل و دقیق تمامی اسناد منسوخی ایجاد نمایید. تمامی مستندات منسوخ را از دسترس کارکنان دور کنید تا اشتباهاً مورد استفاده مجدد قرار نگیرند.

انطباق مستندات

تمامی انطباق مستندات هنگام ایجاد و بروزرسانی بایستی مطابق الزامات استاندارد ISO 9001 باشند. هدف از کنترل مستندات اخذ گواهینامه ایزو است. اگر مستندات سازمان منطبق نباشند نمیتواند گواهینامه ایزو 9001 دریافت کند.

واژه انطباق نمایانگر تعهد سازمان به الزامات و مقررات استاندارد ایزو 9001 است. انطابق و یا عدم انطباق با  الزامات ISO هنگام ممیزی داخل یا ممیزی خارجی مشخص میگردد. هنگام ممیزی، کارشناس ممیز اسنادی درخواست میکند تا ثابت گردد سازمان در اجرای الزامات سیستم مدیریت کیفیت QMS موفق است. بنابراین کنترل مستندات بایستی بدرستی و طبق الزامات ایزو 9001 صورت پذیرد تا میزان عدم انطباقی را تشخیص ندهد.