نقش سرپرست ایستگاه كاری
سرپرست، موارد مربوط به خودكنترلی را كه می‌بایستی در حین عملیات انجام شوند، از طریق استانداردهای موجود مستند می‌كند. او باید اطمینان حاصل كند كه اپراتورهای جدید و سایر افراد دیگر در فرایند خودكنترلی، به نحوی مطلوب آموزش دیده و از توانایی اجرای نقش و وظیفه خود برخوردارند و موجب ارتقای سطح ایستگاه كاری خود می‌شوند. او موقعیت‌های وخیم و حساس ایستگاه كاری خود را به مدیر سالن گزارش می‌دهد. و در بررسی و تجزیه و تحلیل مشكلات مربوط به خودكنترلی، مشاركت كرده و یا هماهنگی لازم را انجام می‌دهد. سرپرست تمامی ایرادات كشف شده را به ایستگاه مربوطه ارجاع داده و در خصوص عدم تكرار آنها اطمینان حاصل می‌كند.
نقش رئیس
با استفاده از شاخص‌های كیفی و خودكنترلی، اطمینان حاصل می‌كند كه فرایند خودكنترلی به صورتی صحیح در سالن تولید انجام می‌شود. او جلسات بررسی و آنالیز ایرادات را در سطوح پایین‌تر مدیریت كرده و تمامی موارد مرتبط با خودكنترلی را بررسی می‌كند.
نقش مدیر قسمت
نظارت كامل بر اینكه رویه خودكنترلی به صورت صحیح در واحد انجام می‌شود یا نه؟ و همچنین حضور در جلسات بررسی و آنالیز ایرادات در سطوح مدیران و ارائه راهكارها و پیگیری مشكلات در بررسی بهبود و حل آنها، از وظایف مدیر قسمت است. او در نهایت، منابع لازم برای انجام عملكرد مناسب رویه خودكنترلی را تخصیص می‌دهد.
نقش ضمیر كیفیت
ممیز، شخصی غیروابسته به ایستگاه كاری است كه عموما وابسته به بخش كیفیت است. انجام نمونه‌گیری n محصول به تعداد x دفعه به ازای هر تیم كاری در انتهای هر ایستگاه كاری و همچنین بازرسی محصول بر اساس رویه بازرسی استاندارد، از وظایف ممیز است. او در نهایت، با تعیین شاخص‌ها، سطح كیفیت گزارش‌های مربوط به وضعیت ایستگاه كاری و خودكنترلی را ارائه می‌دهد.
نقش هماهنگ‌كننده خودكنترلی
در سطح كارخانه، دستورالعمل خودكنترلی توسط اداره كیفیت هماهنگ می‌شود. این امر توسط هماهنگ‌كننده خودكنترلی انجام می‌شود كه فعالیت‌های زیر را نیز انجام می‌دهد:
الف – حصول اطمینان از اینكه دستورالعمل خودكنترلی در داخل كارخانه به صورت پیوسته و مستمر انجام می‌شود.
ب – مشاركت در پیاده‌سازی رویه خودكنترلی در موارد ذیربط
پ – تایید برنامه‌های آموزشی و شركت در آموزش مدیریت
ت – شركت در جلسات قسمتی مرتبط با خودكنترلی
ث – شركت در جلسات هماهنگ‌كنندگان خودكنترلی با دیگر هماهنگ‌كنندگان بخش‌ها
ج – حصول اطمینان از اینكه آموزش خودكنترلی در تمامی سطوح شامل اپراتورها، استادكارها، سرپرستان ایستگاه‌ها و مدیر سالن (تمامی كسانی كه به نحوی در این فرایند حضور دارند) فراهم است
چ – نوشتن دستورالعمل‌ها یا رویه‌های ضروری
نقش مدیر اداره كیفیت
با توجه به این امر كه متولی فرایند خودكنترلی در سازمان، واحد كیفیت آن سازمان است، مهم‌ترین وظایف نیز بر عهده مدیران كیفیت مربوطه است. آنها با انجام فعالیت‌های زیر، اقدام به این كار می‌كنند:
الف – انتصاب هماهنگ‌كننده‌های خودكنترلی
ب – حصول اطمینان از اینكه دستورالعمل خودكنترلی به طور پیوسته و مستمر با انجام ممیزهای سطوح مختلف در كارخانه، انجام می‌شود
پ – تخصیص منابع ضروری برای اجرای مناسب دستورالعمل‌ها
نقش واحد كیفیت
واحد كیفیت، بیشترین نقش را در خودكنترلی داشته و مسئولیت اصلی را بر عهده دارد. این واحد با توجه به پایش‌های مختلف، فرایند خودكنترلی را ارزیابی كرده و نتایج آن را برای پیشبرد اهداف ارائه و كنترل می‌كند. این واحد در نهایت به حصول اطمینان از اینكه ممیزهای اداره كیفیت یا اداره تولید، آموزش‌های لازم را دیده و همگی مطابق استانداردی یكسان عمل می‌كنند یا خیر، می‌پردازد. همچنین رویه خودكنترلی را مورد بررسی قرار داده و آن را كنترل می‌كند.
نقش واحد مهندسی مستقر در كارخانه (DIVD)
واحد مهندسی نیز همانند سایر واحدها با انجام فعالیت‌های مرتبط به خود، به فرایند خودكنترلی و پیشبرد آن كمك می‌كند و تسهیلات ضروری را برای رویه خودكنترلی فراهم می‌كند (امكانات گزارش‌دهی، ابزار بازرسی). ابزارهای كلی تصمیم‌گیری (نظیر چارت كنترلی یا موارد مشابه) را مهیا می‌سازد و همچنین با شركت در جلسات بررسی و آنالیز ایرادات در سطوح مختلف، همكاری‌های لازم را در اجرای فرایند خودكنترلی انجام می‌دهد.
7 . پیاده‌سازی رویه خودكنترلی در فرایندهای تولیدی
پیش‌شرط‌های لازم
اتخاذ رویه خودكنترلی، ساختار سازمانی جدیدی محسوب شده و در خطوط تولید اجرا می‌شود و باعث تغییر رفتار تمام واحدهای ذیربط خواهد شد. هدف كلیدی برای این رویه، افزایش سطح انگیزش اپراتورهاست. با توجه به اینكه موضوع نیازمند تغییری اساسی در سازمان و فرهنگ سازمانی است، تمامی عوامل و مدیران خطوط باید اصول این كار را مدنظر قرار داده و پیاده‌سازی این رویه را سازماندهی كنند. آنها به عنوان عنصری فعال باید در استقرار آن مشاركت ورزیده و به سمت هدفی واحد حركت كنند.
چگونه رویه خودكنترلی را پیاده كنیم؟
هماهنگ‌كننده خودكنترلی (توسط مدیر بخش كیفیت كارخانه) تعیین می‌شود تا اجرای رویه را در تمامی قسمت‌های ذیربط، هماهنگ سازد. مدیریت شركت باید در ارتباط با فلسفه خودكنترلی توجیه شود تا در مواقع لزوم بتواند تصمیمات لازم را اتخاذ كند. برای پیاده‌سازی رویه خودكنترلی می‌بایستی اقدامات زیر نیز انجام شوند:
الف - مسئولین راهبردی هر سالن انتخاب شوند
ب - سطح كیفیت هر ایستگاه كاری اندازه‌گیری و ممیزی شود
پ - آموزش تمامی سطوح اعم از اپراتور، استادكاران، سرپرستان و مدیر سالن، به اجرا گذاشته شود
ت - سیستم گزارش‌دهی اپراتورها مستقر شود
ث - رویه‌های مختلف به طور رسمی منتشر شوند
ج - رویه‌ها، توسط قسمت‌های مهندسی سیستم‌ها و روش‌ها و بخش كیفیت، به تایید برسند
چ - رویه‌ها در سطح كارخانه به اجرا گذاشته شوند
8 . شاخص‌های مورد محاسبه
پس از اجرای كامل خودكنترلی در فرایندهای تولیدی، برای ارزیابی عملكرد افراد و اینكه آیا رویه به صورت درست اجرا می‌شود، عملكرد سیستم باید با شاخص‌هایی اندازه‌گیری شود كه عبارتند از:
الف – شاخص سطح روزانه باز كاری (NR): این شاخص سطح اختلال در ایستگاه كاری را نشان داده و به این صورت تعریف می‌شود: نسبت تعداد كل ایرادات (مشاهده شده در هر ایستگاه كاری) به ازای تعدادی مشخص از خودروها یا یك در هزارم تولید (برای هر سالن یا كارگاه تولیدی).
«شاخص بر حسب كسر هزارم به صورت زیر بیان می‌شود»
شاخص سطح روزانه باز كاري (NR)
ب – شاخص سطح ایرادات گزارش نشده (NNS): این شاخص نمایانگر سطح روزانه اختلالات خط ناشی از عدم گزارش ایرادات در ایستگاه‌های كاری قبلی است.
«شاخص بر حسب كسر هزارم به صورت زیر بیان می‌شود»
شاخص سطح ايرادات گزارش نشده (NNS)
پ- شاخص سطح روزانه كیفیت (NQ): این شاخص سطح روزانه كیفیت را بر اساس تعداد عیوب مشاهده شده، مشخص می‌كند.
ممیز خودكنترلی باید هنگام ممیزی‌های خود، این شاخص را محاسبه كرده و ارائه دهد. شاخص سطح روزانه باید به صورت روزانه ثبت و به صورت گراف NQ ارائه شود.
«شاخص بر حسب كسر هزارم به صورت زیر بیان می‌شود»
سطح كیفیت NQ می‌بایست توسط اپراتور ارشد ایستگاه كاری، به صورت روزانه مورد تحلیل قرار گیرد تا معلوم شود چه مواردی، عمده‌ترین ایرادات ایجاد شده در ایستگاه كاری هستند. این آنالیز باید به صورت هفتگی و ماهانه نیز انجام شود و موارد بحرانی باید برای پیگیری در جلسات بررسی و آنالیز هر سالن، مطرح شوند.
9 . ممیزی
پس از استقرار كامل سیستم خودكنترلی در فرایندهای تولیدی، این سیستم توسط ممیزی‌های مختلف در سازمان، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد تا هم سیستم تحت كنترل باشد و هم نقاط ضعف و كاستی‌های آن مشخص و راه‌های بهبود ارائه شوند. پایش فرایندها و همچنین ممیزی سیستم توسط بخش كیفیت انجام می‌گیرد.
تعریف ممیزی: بازرسی، آزمودن و اندازه‌گیری مشخصات و ویژگی‌های یك سازمان، فرایند یا یك محصول با هدف حصول اطمینان از تطابق شرایط و ویژگی‌های آن محصول یا فرایند با استانداردها، نیازها و مشخصات تعریف شده و شناسایی فرصت‌های بهبود.
حلقه‌های فعالیت در سیستم‌های خودكنترلی
هدف از ممیزی
m بررسی وضعیت محصول یا فرایند تحت بررسی
m شناسایی مغایرت‌ها و ناهماهنگی‌های موجود
m شناسایی فرصت‌های بهبود و تهدیدات بالقوه و ارائه گزارشات
m شناسایی ظرفیت‌های سازمان و ارائه گزارشات
m پایش اقدامات اصلاحی و تاثیرات تصمیمات اتخاذ شده
m پایش مستمر محصولات و فرایندها (در ممیزی‌های دوره‌ای)
در شمای كلی، تمامی فعالیت‌های انجام شده در سیستم خودكنترلی یك خط مونتاژ، به صورت حلقه‌های فعالیت و چرخه دمینگ (PDCA) به شرح شكل 17 است كه در آن، بازرسی‌ها، آنالیز، حل مسئله، اصلاح، ارزیابی‌های داخلی و … منظور شده و همگی در راستای اجرای فرایند و كمك به بهبود انجام فعالیت هستند.
نتیجه‌گیری
راه‌حل‌های معمول و سنتی برای رسیدن به كیفیت مطلوب و دستیابی به بازار رقابتی كنونی، بعید است كه موفقیت‌آمیز باشند. شاید بارها و بارها آنها را آزموده باشیم، اما همچنان بی‌ثمر هستند. از این رو، سعی می‌شود تا با صرف پول یا نیروی بیشتر، دوباره همان كارهایی انجام شوند كه نتیجه نمی‌دهند. از این رو، نه به راه‌حل‌های كلیشه‌ای بلكه به راه‌هایی جدید نیاز است. به همین منظور برای رسیدن به كیفیت بهتر و عرضه محصول بدون عیب، از روش‌های متفاوتی استفاده می‌شود كه با استفاده از ابزار اجرایی آنها، می‌توان به نتایجی درخشان در سازمان دست یافت. خودكنترلی یكی از این روش‌هاست. دستیابی به فرایند مطلوب و محصول باكیفیت‌تر و نهادینه كردن نظام‌های كنترلی، نیازمند زمان است و توسعه فرهنگ تولید كیفی و كوشش برای ارتقای كیفیت محصولات، به یك‌باره قابل پیاده‌سازی نیست و تنها با اجرای مداوم آن در طول زمان می‌توان به نهادینه‌سازی فرهنگ تولید باكیفیت امیدوار بود. در هر حال، ارائه روش‌های نوین كیفی می‌تواند كمك شایانی به پیشرفت كیفی محصولات در عرصه صنعت و بازار رقابتی كنونی باشد.
